Η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι η συλλογή και η επεξεργασία του μικρότερου δυνατού όγκου δεδομένων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας λειτουργίας. Η συλλογή λιγότερων δεδομένων μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό με πολλούς τρόπους
Υπάρχει ένα meme που λέει, «Δεν έχω πρόβλημα. ΕΧΩ ΣΥΛΛΟΓΗ!» ενώ δείχνουν ανθρώπους που περιβάλλονται από αθλητικά παπούτσια, ή γάτες, ή οποιαδήποτε άλλη «συλλογή» είναι, έχουν τόσο εμμονή με αυτό που ξοδεύουν γελοίο χρόνο και χρήμα για να το «επιμεληθούν».
Το μιμίδιο είναι συνήθως αστείο λόγω του επιπέδου υπερβολής που εμφανίζεται. Όλοι χρειάζονται παπούτσια, αλλά κανείς δεν χρειάζεται 125 ζευγάρια ολοκαίνουργια Air Jordan που δεν θα φορεθούν ποτέ έξω, σωστά; Και μην αναφέρετε καν τα βίντεο με γάτες.
Όταν προσπαθείτε να αναλύσετε και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις προσωπικές πληροφορίες που συλλέγει ένας οργανισμός από τους πελάτες του, μπορεί να έχουν μετατραπεί κατά λάθος σε παράδειγμα αυτού του μιμιδίου, το αντίθετο της σωστής διαχείρισης δεδομένων.
Για σχεδόν όσο διάστημα υπάρχει το ηλεκτρονικό εμπόριο, οι εταιρείες έχουν συλλέξει επιθετικά όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα για τους χρήστες τους, ανεξάρτητα από το αν οι πληροφορίες ήταν χρησιμοποιήσιμες.
Αυτή η τυχαία απόκτηση ευαίσθητων πληροφοριών καταναλωτή έγινε όπως συμβαίνει συνήθως με τα τυχαία σχέδια, που σημαίνει ότι όχι καλά.
Μετά από μια φαινομενικά ατελείωτη ροή μαζικών παραβιάσεων δεδομένων, αυξανόμενα ποσοστά κλοπής ταυτότητας και έκθεση σκιερών πρακτικών διαχείρισης δεδομένων σε όλες σχεδόν τις πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης, οι υποστηρικτές των καταναλωτών μπόρεσαν τελικά να ωθήσουν την κυβερνητική δράση για το ψηφιακό απόρρητο.
Το 2016, ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (GDPR) έγινε η πιο αυστηρή συνολική νομοθεσία στον κόσμο για την προστασία της ιδιωτικής ζωής . . . αλλά δεν ήταν το τελευταίο.
Σε αντίθεση με πολλές άλλες κυβερνήσεις, οι ΗΠΑ δεν ψήφισαν ομοσπονδιακό νόμο για το ψηφιακό απόρρητο, επιλέγοντας να αφήσουν το θέμα σε κάθε πολιτεία. Αρχικά, η Καλιφόρνια, η Βιρτζίνια, το Κολοράντο και η Γιούτα θέσπισαν νομοθεσία για τα βιβλία τους που δίνει στους καταναλωτές περισσότερα δικαιώματα για τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο συλλέγονται και χρησιμοποιούνται οι ευαίσθητες προσωπικές τους πληροφορίες στο διαδίκτυο. Αρκετές άλλες πολιτείες έχουν προτείνει νομοσχέδια στην επιτροπή. Καθένας από αυτούς τους νόμους έχει μοναδικές απαιτήσεις και ακόμη και ο GDPR έχει τροποποιηθεί από τότε που έγινε εκτελεστός.
Επειδή όμως σχεδόν όλα αυτά τα καταστατικά ισχύουν για εταιρείες που λειτουργούν ή/και συλλέγουν πληροφορίες από κατοίκους σε κάθε δικαιοδοσία, και επειδή είναι πλέον μια παγκόσμια οικονομία όπου οι διασυνοριακές συναλλαγές αποτελούν καθημερινή πραγματικότητα, οι περισσότερες επιχειρήσεις θεωρούν πιο αποτελεσματικό να βασίζουν πρόγραμμα απορρήτου σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης δεδομένων.
Και το θεμέλιο των βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης δεδομένων είναι η ελαχιστοποίηση δεδομένων.
Τι είναι η ελαχιστοποίηση δεδομένων;
Η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται: συλλογή και επεξεργασία του μικρότερου δυνατού όγκου δεδομένων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας λειτουργίας. Αν και μπορεί να φαίνεται αντιφατικό, η συλλογή λιγότερων δεδομένων μπορεί να βοηθήσει με διάφορους τρόπους:
- Χαμηλότερος κίνδυνος παραβίασης ή έκθεσης δεδομένων
- Διευκολύνετε την καθιέρωση και τη διατήρηση της συμμόρφωσης
- Μειώστε το κόστος συντήρησης, προστασίας και αποθήκευσης δεδομένων
- Βελτιώστε την ποιότητα των δεδομένων
- Προγράμματα μάρκετινγκ και προστασίας της ιδιωτικής ζωής που να προστατεύονται από το μέλλον
- Μειώστε την κατανάλωση ενέργειας και τη ρύπανση
Βασικά, η ελαχιστοποίηση δεδομένων είναι η διαφορά μεταξύ του να είσαι γνώστης δεδομένων και ένας αποθησαυριστής δεδομένων.
Λοιπόν, πώς φαίνεται στην πράξη η ελαχιστοποίηση δεδομένων;
Σύμφωνα με τους περισσότερους νόμους περί απορρήτου και βέλτιστες πρακτικές, οι οργανισμοί έχουν την υποχρέωση να αποκαλύπτουν στους χρήστες τι είδους πληροφορίες συλλέγουν και τι κάνουν με αυτές πριν η συλλογή γίνεται. Οποιαδήποτε δεδομένα συλλέγετε από πελάτες πρέπει να είναι επαρκή, σχετικά και περιορισμένα.
- Επαρκής: ικανό να επιτύχει τον αναφερόμενο σκοπό χρήσης
- Σχετικό: ευδιάκριτα συνδεδεμένο με τον αναφερόμενο σκοπό χρήσης
- Περιορισμένος: διατηρείται εντός σαφώς καθορισμένων σκοπών
Αυτό σημαίνει ότι οι εταιρείες πρέπει:
- Εξηγήστε τους τύπους δεδομένων που συλλέγουν και αιτιολογήστε γιατί τα χρειάζονται σε απλή γλώσσα χωρίς ορολογία
- Εξηγήστε πώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα και με ποιους θα κοινοποιηθούν σε απλή γλώσσα χωρίς ορολογία
- Αποφύγετε τη συλλογή οποιασδήποτε πληροφορίας εκτός του αναφερόμενου πεδίου εφαρμογής
Ελαχιστοποίηση δεδομένων σε δράση
Πώς μοιάζει η ελαχιστοποίηση δεδομένων σε ένα πραγματικό σενάριο; Ας δούμε πώς παίζει στο τυπικό μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πριν από την ψήφιση νόμων όπως ο GDPR, δεν είχε σημασία πώς αποκτήθηκαν αυτές οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι πελάτες μπορεί να έχουν κοινοποιήσει οικειοθελώς το ιδιωτικό τους ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά είναι επίσης πιθανό αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χωρίς τη γνώση ή την άδεια του ατόμου, να έχουν εξορυχθεί από αρχεία αποστολής, να έχουν αγοραστεί από μη συνδεδεμένη εταιρεία ή να έχουν κοινοποιηθεί από συνεργαζόμενη επιχείρηση. Όλες αυτές οι προηγούμενες πρακτικές θεωρούνται πλέον ακατάλληλοι τρόποι συλλογής προσωπικών δεδομένων. Η συλλογή προσωπικών δεδομένων ταυτοποίησης απευθείας από τον καταναλωτή είναι η ασφαλής προσέγγιση, όπως και η συλλογή μόνο όσων απαιτούνται για την εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών.
Ελαχιστοποίηση δεδομένων και ειδικές κατηγορίες δεδομένων
Η διεθνής νομοθεσία περί απορρήτου δεδομένων αναγνωρίζει όλο και περισσότερο ότι ορισμένοι τύποι δεδομένων είναι πιο πολύτιμοι από άλλους. Ως αποτέλεσμα, προέκυψαν συγκεκριμένες προστασίες για ειδικές κατηγορίες ευαίσθητων δεδομένων, όπως ημερομηνία γέννησης, αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, φυλή, ιατρικό ιστορικό, πολιτική ή θρησκευτική πεποίθηση, σεξουαλικός προσανατολισμός, συμμετοχή σε συνδικάτα, ακριβής τοποθεσία ή βιομετρικές πληροφορίες.
Ελαχιστοποίηση διαδικασίες συλλογής δεδομένων βοηθά στη διασφάλιση της ακούσιας συλλογής ευαίσθητων προσωπικών πληροφοριών. Η συλλογή αυτών των δεδομένων μπορεί να εκθέσει τον οργανισμό στον κίνδυνο τόσο μη συμμόρφωσης όσο και παραβίασης δεδομένων.
Τα αποθέματα δεδομένων κρατούν μακριά την ακαταστασία
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αρχίσετε να ελαχιστοποιείτε τη συλλογή δεδομένων είναι να ολοκληρώσετε μια απογραφή δεδομένων (γνωστή και ως χαρτογράφηση δεδομένων).
Ένα απόθεμα δεδομένων περιλαμβάνει την παρακολούθηση της διαδρομής που ακολουθούν οι πληροφορίες ενός πελάτη από τη συλλογή έως τη διαγραφή. Θα δείχνει τι συλλέγεται και γιατί, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό, πόσο καιρό και πού αποθηκεύεται, πού κινδυνεύει να εκτεθεί και πού οι πρακτικές του προγράμματος απορρήτου αποκλίνουν από τις αναφερόμενες παραμέτρους στην πολιτική απορρήτου.
Σχεδόν κάθε εταιρεία που ολοκληρώνει μια απογραφή δεδομένων εκπλήσσεται από τον όγκο των κακών ή περιττών δεδομένων που συλλέγει και πόσες ευπάθειες εκτίθενται στα δεδομένα της. Εάν ένας οργανισμός δεν έχει κάνει απογραφή δεδομένων τους τελευταίους έξι μήνες, θα πρέπει να το κάνει τώρα. Χωρίς απόθεμα δεδομένων, ο οργανισμός βρίσκεται ένα βήμα πιο κοντά στην κατάσταση αποθησαυρισμού.
Να γίνει ένας αξιόπιστος συλλέκτης
Ο Τομ Χανκς είναι περισσότερο γνωστός για τους ρόλους του που βραβεύτηκαν με Όσκαρ Forrest Gump και Φιλαδέλφεια (ή, αν είστε θαυμαστής της Pixar, ως Woody, ο πιο ριζοσπαστικός, ο πιο χαρισματικός καουμπόι στην Άγρια, Άγρια, Δύση). Αλλά είναι επίσης ένας διάσημος συλλέκτης γραφομηχανών. Από τότε που αγόρασε την πρώτη του γραφομηχανή σε ηλικία 19 ετών, ο Χανκς έχει συγκεντρώσει εκατοντάδες γραφομηχανές. Κάποια στιγμή είχε πάνω από 250 «πιάνα γραφείου» και η τρέχουσα συλλογή του έχει περίπου 120 μηχανές.
Η διαφορά μεταξύ του Hanks (συλλέκτης) και της πίσω αποθήκης ενός συνεργείου αρχαίων συσκευών (ένας αποθησαυριστής) είναι ότι περισσότερο από το 90% της συλλογής του Hanks είναι λειτουργικό και γνωρίζει το μοντέλο/τύπο/κατασκευαστή του καθενός. Τα επέλεξε συγκεκριμένα για την αξία που πρόσθεσαν στη συλλογή του.
Όταν πρόκειται για δεδομένα, γίνε σαν τον Τομ Χανκς.
συμπέρασμα
Μάθετε ποιες πληροφορίες κάνουν τα δεδομένα πολύτιμα και να είστε επιλεκτικοί στη συλλογή τους. Κατανοήστε από πού προέρχονται οι πληροφορίες, βεβαιωθείτε ότι ορίζονται με ακρίβεια, κρατήστε τις ενημερωμένες και προστατέψτε τις κατάλληλα.
Η παρακολούθηση αυτών των απλών βημάτων αποτελεί μέρος των βασικών βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης δεδομένων. Θα βοηθήσουν να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα που συλλέγονται θα γίνουν ένα ισχυρό αποθετήριο πληροφοριών που μπορεί να τροφοδοτήσει τον οργανισμό στο επόμενο επίπεδο αποτελεσματικών λειτουργιών και αποφάσεων.
