Κάθε επιτυχημένος οργανισμός βλέπει τα δεδομένα ως απαραίτητο συστατικό των λειτουργιών και των αποφάσεων. Τα δεδομένα μπορούν να θεωρηθούν ως βασικός υπάλληλος – περισσότερο παρά ως περιουσιακό στοιχείο
Φανταστείτε μια εταιρεία να προσλαμβάνει για έναν νέο ρόλο και να παρέχει σε αυτόν τον εργαζόμενο ένα ευρύχωρο γραφείο και ισχυρές δυνατότητες εργασίας από οπουδήποτε. Λέγε τον Μπρεντ. Η Brent συμμετέχει σε κάθε σημαντική απόφαση της εταιρείας και ενημερώνει όλες τις επαγγελματικές συνομιλίες και αποφάσεις. Είναι πανταχού παρών, μπορεί να βρίσκεται σε πολλά μέρη ταυτόχρονα και να κατανοεί πολλούς τομείς μέσα στον οργανισμό. Το Brent μπορεί να συγκεντρώσει αυτούς τους τομείς για συνεργασία και μπορεί να δημιουργήσει κάτι μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών τους. Είναι ήδη αδυνατισμένος, αλλά η χρήση και η αξία του Brent εντός της εταιρείας αυξάνεται καθημερινά. Αυτό είναι καλό, ωστόσο, γιατί όποτε το Brent μένει αχρησιμοποίητο, τελειώνει κοστίζοντας στην εταιρεία έσοδα ή χαμένες ευκαιρίες. Παραδόξως, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ταυτόχρονα σε πολλά εσωτερικά τμήματα και να μοιραστεί με εξωτερικούς προμηθευτές ταυτόχρονα. Οι συνάδελφοι του Brent είναι έκπληκτοι με τις δυνατότητές του, οι οποίες συνεχίζουν να επεκτείνονται καθώς χρησιμοποιείται.
Φυσικά, το Brent είναι εντελώς πλασματικό. Όλα όσα περιγράφονται παραπάνω είναι πέρα από τις δυνατότητες οποιουδήποτε ανθρώπινου εργαζομένου. Αλλά αυτά τα χαρακτηριστικά ανήκουν σε ένα περιουσιακό στοιχείο που έχει ήδη κάθε εταιρεία: τα δεδομένα της. Τα δεδομένα ως περιουσιακό στοιχείο δεν είναι μια εντελώς νέα έννοια και η διαχείριση δεδομένων δεν είναι μια νέα λειτουργία. Το 1999, πριν από την εμφάνιση των Big Data, οι Moody & Walsh[i] δημοσίευσε επτά νόμους του πληροφορίες ως περιουσιακό στοιχείο. Γρήγορα προς τα εμπρός μέχρι το 2022 και εταιρείες με προοπτική όπως DataDiligence[ii] δείχνουν στις εταιρείες ότι τα δεδομένα τους είναι εξίσου πολύτιμα με οποιοδήποτε άλλο στοιχείο στον ισολογισμό. Πέρασαν οι εποχές που η πληροφορική ήταν απλώς ένα κέντρο κόστους και τα δεδομένα ήταν υποπροϊόν των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Αλλά τι σημαίνει στην πραγματικότητα τα δεδομένα ως περιουσιακό στοιχείο σημαίνω? Αντί να κάνουμε αφηρημένους ορισμούς, ας συγκρίνουμε δεδομένα με ένα απτό πράγμα. Σκεφτείτε το με όρους Brent και αντικαταστήστε τη λέξη περιουσιακό στοιχείο με υπάλληλος. Αν τα δεδομένα προσωποποιούνταν και το έκαναν υπάλληλο, θα έμοιαζε πολύ με το Brent.
Τα δεδομένα ως περιουσιακό στοιχείο: Τέσσερις αρχές
Πρώτον, τα δεδομένα είναι απεριόριστα κοινοποιήσιμα χωρίς απώλεια αξίας. Ένα σύνολο δεδομένων μπορεί να αναπαραχθεί και να κοινοποιηθεί πολλές φορές χωρίς καμία υποβάθμιση στην ποιότητά του, ειδικά εάν η διαχείριση των μεταδεδομένων του γίνεται σωστά. Τα δεδομένα μπορούν να καταστούν διαθέσιμα κατ’ απαίτηση σε ολόκληρο τον οργανισμό αμέσως. Μπορεί να είναι παντού ταυτόχρονα. Ένας άνθρωπος, όμως, δεν μπορεί.
Δεύτερον, τα δεδομένα είναι τόσο για συγκεκριμένο τομέα όσο και καθολικά. Είναι συγκεκριμένος τομέας επειδή προέρχεται από την εξειδικευμένη γνώση διαφόρων ειδικών σε θέματα (ΜΜΕ) στην εταιρεία και στα αντίστοιχα τμήματα, τμήματα ή τομείς τους. Είναι καθολική επειδή μπορεί να κοινοποιηθεί, να σχολιαστεί, να επαυξηθεί, να μεταφραστεί, να συνδυαστεί ή/και να επαυξηθεί για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες άλλων τομέων εντός της εταιρείας.
Τρίτον, η αξία των δεδομένων αυξάνεται με τη χρήση. Οι τεράστιες ποσότητες δεδομένων που παράγονται καθημερινά από οποιαδήποτε δεδομένη εταιρεία θα έσπαγε την τράπεζα εάν ήταν σε φυσική μορφή και στεγαζόταν εντός των εγκαταστάσεων. Γιατί να αποθηκεύετε κάτι τόσο ακριβό και να μην το χρησιμοποιείτε ποτέ; Τα δεδομένα μπορούν να μεταβούν από ένα περιουσιακό στοιχείο σε ένα χρηματικό λάκκο σχεδόν ακαριαία εάν δεν χρησιμοποιηθούν σωστά. Ομοίως, γιατί μια εταιρεία να προσλαμβάνει κάποιον, να τον εκπαιδεύει, να παρέχει ένα σημαντικό πακέτο παροχών και να μην τον χρησιμοποιεί ποτέ; Τα δεδομένα δεν απαιτούν ούτε ένα τεράστιο φυσικό σιλό αποθήκευσης ούτε ένα γενναιόδωρο πακέτο παροχών, αλλά πρέπει να χρησιμοποιούνται (ακολουθώντας καλές πρακτικές διακυβέρνησης δεδομένων) σε ολόκληρο τον οργανισμό. Γίνεται ισχυρότερο με περισσότερη χρήση και καλωσορίζει την ευκαιρία για βελτίωση της ποιότητας. Οι ανθρώπινοι υπάλληλοι μπορεί να βαριούνται τη συνεχή επαγγελματική ανάπτυξη, αλλά τα δεδομένα ευδοκιμούν στη βελτίωση της ποιότητας.
Τέταρτον —και μιλώντας για χρήση— τα δεδομένα δεν εξαντλούνται και θα κοστίσουν περισσότερο σε μια εταιρεία εάν δεν χρησιμοποιηθούν ή δεν διαχειρίζονται σωστά. Ο Μπρεντ, παρ’ όλη την προσπάθειά του, είναι ένας πεπερασμένος άνθρωπος. Χρειάζεται ξεκούραση, ελεύθερο χρόνο, γεύματα και ύπνο. Μπορεί να καταπονηθεί και να καεί. Τα δεδομένα, από την άλλη, δεν κοιμούνται ποτέ. Δεν χρειάζεται ρεπό. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί, να θρυμματιστεί, να εξαχθεί, να μετατραπεί, να φορτωθεί, να αναζητηθεί, να εντοπιστεί, να αναφερθεί και είναι ακόμα εκεί, περιμένοντας να χρησιμοποιηθεί ξανά. Η τήρηση των βέλτιστων πρακτικών κάνει τα δεδομένα πιο αποτελεσματικά.
Θεωρώντας τα δεδομένα με τον ίδιο τρόπο όπως ένα υλικό περιουσιακό στοιχείο, η αξία του μπορεί να γίνει κατανοητή με εύκολα κατανοητούς όρους. Αυτό είναι απαραίτητο όταν απευθύνεστε σε μη τεχνικά ενδιαφερόμενα μέρη και εργάζεστε προς μια συνεκτική στρατηγική δεδομένων. Γιατί είναι απαραίτητο αυτό; Δείτε τα τέσσερα παραπάνω σημεία. Σε κάθε περίπτωση, τα δεδομένα χρησιμοποιούνται και αποτιμώνται. Δεν περιμένει ένας υπάλληλος το ίδιο πράγμα σε μια εταιρεία στην οποία προσλαμβάνεται;
Για τους ίδιους λόγους που οι εταιρείες δημιουργούν μια κουλτούρα υποδοχής γύρω από το ανθρώπινο δυναμικό, μια κουλτούρα υποδοχής πρέπει να είναι έτοιμη για δεδομένα. Ο Μπρεντ δεν θα έκανε κάτι παραπάνω από αυτό που περιγράφεται στην πρώτη παράγραφο, εάν οι προσπάθειές του δεν εκτιμούνταν. Ομοίως, τα δεδομένα δεν θα λειτουργήσουν για την εταιρεία εάν η εταιρεία δεν τα υποστηρίζει και δεν τα εκτιμά. Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να χαθείτε στο θόρυβο της σφαίρας των μεγάλων δεδομένων. Αυτός ο θόρυβος καθιστά εύκολο να αποκτήσετε ένα κομψό νέο εργαλείο και να περιμένετε να λειτουργεί από την πρώτη μέρα. Ωστόσο, αυτό το εργαλείο είναι τόσο καλό όσο τα δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αυτό, όπως και άλλα εργαλεία είναι τόσο καλά όσο οι εργαζόμενοι που τα χειρίζονται. Η εστίαση στα εργαλεία, και όχι στις βέλτιστες πρακτικές, είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να πείτε σε κάποιον (ή κάτι) ότι δεν εκτιμάται.
Πώς μπορεί λοιπόν να ισορροπήσει η σχέση; Οι εταιρείες πρέπει να ξεκινήσουν με μια αντανάκλαση της δικής τους κουλτούρας δεδομένων. Όχι απλώς ένα μονολιθικό «αυτός ο οργανισμός είναι…» αλλά μια βαθιά κατάδυση σε κάθε τμήμα/ομάδα της εταιρείας και τα δυνατά, τα αδύνατα σημεία, τις προτεραιότητες, τις προκλήσεις και την αντιληπτή ωριμότητα των αναλυτικών στοιχείων. Ξεκινήστε με την ερώτηση: Εάν τα δεδομένα ήταν ένας νέος υπάλληλος σε αυτήν την εταιρεία, πόσο καλά θα λειτουργούσαν σε κάθε ομάδα; Ένας τρόπος για να το ανακαλύψετε είναι να πραγματοποιήσετε μια αξιολόγηση της κουλτούρας δεδομένων του οργανισμού, ζητώντας από ένα σύνολο ενδιαφερομένων να απαντήσουν σε ορισμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης και χρήσης δεδομένων από την εταιρεία. Τα αποτελέσματα μπορούν να προσφέρουν τις απαραίτητες πληροφορίες για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα στοιχεία των δεδομένων. Εξετάστε την αξιολόγηση ως τον τρόπο ανάπτυξης ενός οδικού χάρτη για την κατάλληλη αποτίμηση των στοιχείων ενεργητικού και την υποστήριξη της βελτίωσης της κουλτούρας δεδομένων της εταιρείας.
συμπέρασμα
Ως περιουσιακό στοιχείο ορίζεται ένα πολύτιμο πράγμα, άτομο ή ποιότητα. Οι εταιρείες δεν μπορούν πλέον να αντιμετωπίζουν τα δεδομένα ως υποπροϊόν των επιχειρηματικών διαδικασιών. Αντίθετα, πρέπει να βλέπουν τα δεδομένα ως πλεονέκτημα εφάμιλλο του ανθρώπινου δυναμικού. Κάτι τέτοιο μπορεί να ενεργοποιήσει και να διατηρήσει τη σωστή κουλτούρα δεδομένων.
[i] DL Moody και P. Walsh, «Μέτρηση της αξίας των πληροφοριών – Μια προσέγγιση αποτίμησης περιουσιακών στοιχείων», ECIS (1999): 496-512.
[ii] http://www.datadiligence.com
